組織應(yīng)以適當(dāng)?shù)拿浇?如：紙或電子形式)建立并保持下列信息：

　　a) 描述管理體系核心要素及其相互作用;

　　b) 提供查詢相關(guān)文件的途徑。

　　注：重要的是，按有效性和效率要求使文件數(shù)量盡可能少。

　　理解與實(shí)施要點(diǎn)

　　該條款是對(duì)OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件編制的總要求。

　　(1)OHSAS18001職業(yè)健康安全文件的內(nèi)容要求

　?、?描述OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系核心要素及其相互作用，

　?、?提供查詢相關(guān)文件的途徑。

　　(2)主要的OHSAS18001職業(yè)健康安全管理文件

　　OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于管理體系文件的表述中，沒(méi)有強(qiáng)求將其形成專(zhuān)門(mén)手冊(cè)的形式，也沒(méi)有刻意要求組織將體系文件分成三個(gè)層次，但依據(jù)ISO9001的成功經(jīng)驗(yàn)，在具體實(shí)施中，為便于運(yùn)作并具有可操作性，建議把OHSAS18001管理體系文件也分成三個(gè)層次，即管理手冊(cè)、程序文件和其他作業(yè)文件。

　?、?OHSAS18001管理手冊(cè)

　　OHSAS18001管理手冊(cè)是闡明組織的OHSAS18001方針并描述其OHSAS18001管理體系的文件。OHSAS18001管理手冊(cè)至少包括下列內(nèi)容：

　　a) OHSAS18001管理體系的范圍。

　　b) 文件化程序或引用程序文件。

　　c) 對(duì)OHSAS18001管理體系中各要素及其作用進(jìn)行描述。

　?、?OHSAS18001程序文件

　　OHSAS18001程序文件是描述開(kāi)展OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系活動(dòng)過(guò)程的文件。GB/T28001標(biāo)準(zhǔn)中必須建立程序文件的要素有：

　　a) 4.3.1 對(duì)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制的策劃;

　　b) 4.3.2 法規(guī)和其他要求;

　　c) 4.4.2 培訓(xùn)、意識(shí)和能力;

　　d) 4.4.3 協(xié)商和溝通;

　　e) 4.4.5 文件和資料控制;

　　f) 4.4.6 運(yùn)行控制;

　　g) 4.4.7 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng);

　　h) 4.5.1 績(jī)效測(cè)量和監(jiān)視;

　　i) 4.5.2 事故、事件、不符合、糾正和預(yù)防措施;

　　j) 4.5.3 記錄和記錄管理。

　　k) 4.5.4 審核。

　　為了確保對(duì)OHSAS18001管理體系進(jìn)行有效管理，有必要適當(dāng)增加一些程序文件。

　　③ 其他作業(yè)文件

　　包括作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、規(guī)范、指南、圖樣、報(bào)告、表格等。

　　(3)OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的范圍和詳細(xì)程度

　　文件應(yīng)盡可能少。

　　OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系文件的范圍和詳細(xì)程度取決于組織的類(lèi)型(諸如工廠、服務(wù)行業(yè)等)，規(guī)模，工作的復(fù)雜程度，采用的工作方法，以及開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)人員的水平、能力、技巧和培訓(xùn)。

　　(4)文件的存在形式

　　文件可存在于任何媒體，可以是紙張、照片、樣件、磁盤(pán)等形式。